Le ménage de printemps ou "cleaning day" avant le transfert de bureaux

L’annonce du printemps est toujours une bonne nouvelle ! C’est aussi l’occasion de faire le ménage, en organisant un Cleaning Day au niveau de vos services, et notamment avant d’entreprendre un transfert de bureaux. Cette opération permet de rationaliser l’espace dans le mobilier de rangement sur votre nouveau site, ce qui représente un gain de place indispensable !

Focus sur un Cleaning Day réussi avec Aurélien, Conseiller en déménagement chez ORGANIDEM.

Q : Bonjour Aurélien, le printemps est-il une bonne saison pour effectuer un grand ménage dans les services d’une entreprise avant un transfert ?

R : Oui, c’est le printemps et c’est effectivement le bon moment de se délester d’objets et de documents qui n’ont pas d’utilité pour la bonne marche de l’entreprise.

Q : Par quoi commence-t-on lors d’un cleaning day, ménage de printemps en entreprise ?

R : On commence par faire un tri théorique en décidant de ce qui n’est pas indispensable, de ce qui peut être archivé, de ce qui n’a plus d’utilité. Beaucoup de documents et d’archives peuvent par exemple être numérisés, c’est un gain d’espace au niveau des postes de travail et d’efficacité pour le traitement des données par la suite.

Q : Qu’en est-il pour les objets divers et le mobilier par exemple ?

R : C’est tout l’intérêt d’un Cleaning Day réussi car il permet de faire un tri transversal, quelle que soit la nature de l’objet. Les papiers peuvent être rassemblés dans des bennes positionnées dans les étages de chaque service. Une collecte d’objets peut être organisée à fréquence régulière par notre personnel pour être ensuite déposés dans des grandes bennes au pied du bâtiment et transportés vers un centre de recyclage du papier.

En ce qui concerne les biens mobiliers et les petits objets, ils sont évacués sans difficulté et triés directement sur le site du client ou sur notre site selon leur nature : le mobilier en bon état, les équipements informatiques obsolètes, le matériel divers en plastique, en bois, en métal sont déposés dans leur benne respective afin de faciliter leur acheminement et leur traitement dans le bon centre contre remise d’un certificat établi en bonne et due forme.

Retrouvez le récapitulatif des conseils pour déménager son entreprise par Organidem.

Q : Comment s’organise un Cleaning Day dans la chronologie d’un transfert ?

R : C’est une étape évidemment qui se réalise dans un premier temps car cela permet de faire de la place et par conséquent de réduire le volume des biens et des équipements à déménager par la suite. Il faut agir en période de faible activité, si cela est possible, et en synergie avec les collaborateurs concernés car ce sont les mieux placés pour savoir ce qu’ils utilisent fréquemment et connaître le matériel inutile.

Cette journée permet également de bien calibrer les biens mobiliers de rangement sur le site de destination et de rationaliser les différents espaces, en particulier lorsque les bureaux sont pensés en flex office pour un gain de place efficace.

Idéalement, le Cleaning Day ( ménage de printemps )  se prépare plusieurs semaines avant le transfert pour que le tri soit fait sans sa globalité, que rien ne soit oublié et déménagé sans raison. Le coût de l’opération n’en sera qu’optimisé.

Q : Vous suggérez un audit de départ ?

R : Oui, c’est le mot car cela offre l’opportunité également de classer la documentation existante d’une entreprise par typologie de dossiers, par service, par durée légale de conservation, par fréquence de consultation. Cela permet aussi de supprimer les doublons, de hiérarchiser les archives, etc.

Si vous ne disposez pas d’espaces suffisants sur le site de destination pour conserver certaines archives que l’on appelle « mortes », vous pouvez faire appel à une société spécialisée ou opter pour un stockage en garde-meubles sécurisé où les documents sont alors conservés à l’abri de tout dommage sur la base d’une classification rigoureuse.

Q : Un dernier conseil ?

R : Oui, je peux revenir sur la nécessité de numériser la documentation d’une entreprise car il faut avoir en tête que cette digitalisation est une étape que toutes les structures réalisent depuis plusieurs années pour optimiser leur fonctionnement.

Le Cleaning Day est définitivement une opportunité pour toutes les raisons évoquées précédemment. C’est une étape qui peut être chronophage dans un premier temps, d’où l’importance de l’organiser à l’avance. Cependant, elle représente un important gain de temps par la suite. Non seulement lorsque vous souhaitez maintenir un espace correct dans vos locaux, mais particulièrement avant un déménagement. Gagner de l’espace, c’est aussi gagner du temps !

En somme, un tel ménage de printemps peut tout à fait s’organiser en dehors d’une opération de transfert. Pour cela, des entreprises de déménagement telles qu’Organidem, spécialisées dans le transfert de sociétés, proposent des prestations telles que le vidage de site ou encore le recyclage de mobilier de bureau post-transfert. Elles peuvent prendre en charge toute l’opération, depuis la collecte jusqu’à l’évacuation vers le centre de traitement.